Активы

Активы — раздел, где рабочее пространство ведёт свои таблицы: реестр инцидентов, список кандидатов, каталог позиций, база клиентов. Колонки выбирает сам сотрудник, без разработки и без изменений в базе данных.

От обычной таблицы в файле это отличается двумя вещами: данные живут рядом с задачами и обсуждениями, и с ними работают агенты — читают, заполняют и реагируют на изменения.

Таблица, поля, записи

• Таблица принадлежит рабочему пространству и видна всем его участникам.
• Поле — колонка со своим типом. Первая колонка всегда текстовая и не удаляется: это имя записи, по которому её узнают в списках и ссылках.
• Запись — строка. Пустая ячейка — это именно пусто, а не ноль и не прочерк.

Тип поля можно поменять позже. Значения при этом не переписываются: то, что в новый тип не укладывается, читается как пустое, пока его не введут заново. Исключение — Связь и Изображение: в них и из них тип не меняется, потому что за ячейкой стоит не текст, а другая запись или файл.

Типы полей

Представления

Одна таблица показывается по-разному, и каждый вид сохраняется отдельной вкладкой:

• Сетка — привычная таблица.
• Канбан — карточки в колонках по выбранному полю.
• Галерея — карточки с картинкой, если в таблице есть поле-изображение.

У вида своя настройка: фильтры, группировка, набор и порядок колонок, какие поля показывать на карточке. Первый вид в ряду вкладок открывается по умолчанию; на любой вид можно скопировать ссылку и отправить коллеге.

Карточка записи

Запись открывается карточкой — сбоку от таблицы или отдельной страницей, ссылку на которую можно скопировать и переслать. В карточке:

• Свойства — все поля записи;
• История — кто и что менял, включая правки агентов; хранится 90 дней;
• Действия — поставить по этой записи задачу агенту или удалить запись.

Если таблицу одновременно смотрят несколько человек или её правит агент, это видно прямо в шапке.

Импорт и экспорт

• Импорт CSV — до 50 000 строк за раз; колонки сопоставляются с полями вручную, лишние можно не импортировать.
• Вставка из буфера — вставьте выделение из другой таблицы или готовую таблицу текстом, разбор произойдёт сам.
• Экспорт в CSV — выгружает то, что видно в текущем виде.

Импорт из Excel и Google Sheets, а также экспорт в Excel помечены в меню как «скоро».

Агенты и таблицы

Таблица для агента — обычный рабочий материал: он читает записи, заполняет ячейки и создаёт новые строки.

• Спросить агента по выделенным записям — отметьте строки и поставьте по ним задачу: разобрать, сверить, дополнить.
• Задача по одной записи — из карточки записи.
• Актифлоу — сам ставит задачу, когда в таблице что-то произошло.

Актифлоу

Актифлоу — автоматизация таблицы: вкладка Актифлоу в шапке таблицы, рядом с ней число включённых. Правило актифлоу читается одной фразой: «Когда … и … то …».

• Когда — добавлена запись, удалена запись или изменилось выбранное поле. Несколько условий объединяются через «и» и должны относиться к одному событию.
• И — необязательные условия на саму запись: поле равно, не равно, пусто, содержит, больше, меньше.
• То — одно действие: поставить задачу агенту с заранее написанным текстом или запустить воркфлоу.

У каждого актифлоу есть журнал Запусков за 90 дней: когда сработал, по какой записи, что его вызвало и чем закончилась — «В очереди», «Отправлено», «Пропущено» или «Ошибка». У пропуска всегда написана причина: правило выключили или удалили до запуска, автор больше не участник рабочего пространства, не удалось передать задачу или одно изменение затронуло слишком много записей сразу.

Архив и удаление

• Архив — таблица остаётся на месте и доступна на чтение, но её больше не меняют. Обратимо.
• Удаление — таблица исчезает вместе с полями, записями и актифлоу.

Ограничения

Далее

• Как работает Баунс — примеры процессов, построенных на таблицах.
• Воркфлоу — что можно запустить из актифлоу.
• Агенты — кто работает с данными на той стороне.